Koninklijke Kentalis Privacy Statement – Webshop en Elektronische Leeromgeving

Versie 1.0, Juni 2018

Bij Kentalis respecteren wij jouw privacy. In onze relatie met jou werken we vanuit wederzijds vertrouwen. Daarom stellen wij alles in het werk om dit vertrouwen waar te maken en jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Met dit Privacy Statement maken we duidelijk welke informatie wij verzamelen om je goed te kunnen informeren én te voorzien van goede producten en goed onderwijs. Hoe wij jouw persoonlijke gegevens beschermen en wat jouw rechten zijn lees je allemaal in dit statement.

Hoe beschermen wij jouw privacy?

Kentalis houdt zich aan de privacywetten en -regels. Onze medewerkers zijn gebonden aan externe- en interne gedragsregels en werken conform de in ons vakgebied verplichte en gebruikelijke kwaliteitswaarborgen. Daarnaast beveiligen we de gegevens die wij van jou hebben. Dat geldt ook voor de organisaties waarmee wij samenwerken die daarbij gebruik maken van jouw persoonsgegevens. Met hen maken wij duidelijke afspraken over een goede beveiliging.

De gegevens die wij van jou verzamelen hebben wij nodig om je goede producten te kunnen leveren of goed onderwijs te kunnen bieden. Niet meer en niet minder.

Welke informatie wij vastleggen, wat we daarmee doen en hoe lang we deze informatie bewaren hebben wij vastgelegd in een verwerkingenregister

Hoe gaat Kentalis om met jouw gegevens?

Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens conform de vereisten die de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ daaraan stelt. In deze privacy statement vind je meer informatie over hoe wij dit doen.

Welke persoonsgegevens leggen we vast als je een bestelling plaatst in de Kentalis Webshop?

Als je iets bestelt, hebben we bepaalde gegevens van je nodig om je bestelling te kunnen bezorgen en je op de hoogte te kunnen houden over je bestelling. Ook voor eventuele retouren of reparaties zijn deze gegevens nodig. Hiervoor verzamelen wij je naam, e-mailadres, bezorgadres(sen), betaalgegevens en je telefoonnummer.

In het geval van een cursusbestelling vragen wij ook om je geboortedatum, omdat dit nodig is om een account aan te maken in de Kentalis Leeromgeving ten behoeve van eventuele certificering en accreditatie (zie ‘Welke gegevens leggen wij vast voor een account in de Kentalis Leeromgeving?’).

De gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die je met ons hebt gesloten. Op grond van de wet moeten wij de gegevens gerelateerd aan je bestelling 7 jaar bewaren. Daarna zullen wij ze verwijderen.

Account Kentalis Webshop

Als je ervoor gekozen hebt om een account aan te maken in de Kentalis webshop, dan worden daar de volgende gegevens bewaard: je naam, (bezorg- en woon-/ vestigings-) adres(sen), telefoonnummer, e-mailadres, betaalgegevens, BTW nummer (als je die hebt opgegeven) en eventuele items op je verlanglijst. In je account bewaren we ook je bestelgeschiedenis inclusief gekozen afleveropties.

Wij bewaren de gegevens in jouw account zolang je actief klant bij ons bent. Als je 7 jaar niet meer bij ons hebt ingelogd, verwijderen wij al jouw gegevens. Daarnaast kun je op ieder moment een verzoek doen om jouw account en bijbehorende gegevens te laten verwijderen via academie@kentalis.nl.

Welke persoonsgegevens leggen we vast voor een account in de Kentalis Leeromgeving?

We mogen deze gegevens vastleggen op basis van het onderwijs dat wij aan jou verlenen. Bij het aangaan van onze dienstverlening vragen wij om een aantal standaard persoonsgegevens. Daarbij is er wel verschil of je een Kentalis medewerker bent of een Kentalis klant. Hieronder staan de twee situaties beschreven:

Account voor klanten van Kentalis

Indien je account via de Kentalis webshop wordt aangemaakt, leggen wij de gegevens vast zoals hierboven onder het kopje ‘Welke persoonsgegevens leggen wij vast als je een bestelling plaatst in de Kentalis webshop?’ genoemd. Deze gegevens worden vastgelegd in een account waarin ook je studiehistorie en behaalde certificaten worden vastgelegd. Je account blijft 1 jaar actief na inschrijving. Een inactief account kan opnieuw geactiveerd worden door een nieuwe cursusbestelling via de webshop. Als een account 5 jaar inactief blijft, zullen wij het verwijderen. Daarnaast kun je op ieder moment een verzoek doen om jouw gegevens te laten verwijderen via academie@kentalis.nl.

Account voor Kentalis medewerkers

Indien je account in de leeromgeving wordt aangemaakt omdat je een Kentalis medewerker bent, gebruiken wij alleen gegevens zoals bekend in het HRM systeem. Deze gegevens worden vastgelegd in een account waarin ook je studiehistorie en behaalde certificaten worden vastgelegd. Je account blijft actief zolang je in dienst bent. Als je uit dienst gaat dan wordt je account op inactief gezet. Als een account 5 jaar inactief blijft (conform
de wettelijke bewaartermijn onderwijs), zullen wij het verwijderen. Daarnaast kun je, na uitdiensttreding, op ieder moment een verzoek doen om jouw gegevens te laten verwijderen via academie@kentalis.nl.

Beveiligen van gegevens

De privacywetgeving verplicht Kentalis de persoonsgegevens die wij (laten) verwerken te beveiligen. Conform de wettelijke verplichting neemt Kentalis hiertoe passende technische en organisatorische maatregelen die een op het risico afgestemd beschermingsniveau waarborgen. Kentalis hanteert hiervoor een informatiebeveiligingsbeleid.

Gegevens verzamelen bij of verstrekken aan derden

Voor de Kentalis webshop en leeromgeving werken wij samen met een derde partij. Kentalis en deze samenwerkende partijen zijn en blijven verantwoordelijk voor de verwerking van deze (bijzondere) persoonsgegevens en samen zorgen wij ervoor dat uw privacy gewaarborgd is.

Gebruik van Google Analytics

Om onze dienstverlening, cursus- en productaanbod te verbeteren maken wij gebruik van Google Analytics. Dit gebeurt door het gebruik van cookies. Wij hebben hiervoor een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten en gebruiken de gegevens alleen voor analyse. Het laatste octet van je IP-adres wordt gemaskeerd zodat deze niet meer naar jou is te herleiden en wij hebben ‘gegevens delen’ uitgezet. Wij maken geen gebruik van andere Google diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Inzage, correctie en overdracht van uw gegevens

Je hebt het recht om na te vragen welke persoonsgegevens Kentalis van jou verwerkt. Op zo’n verzoek reageren wij binnen één maand; dit is de wettelijke reactietermijn. Indien er onjuistheden voorkomen in de bij ons bekende gegevens, kunnen deze op verzoek zonder kosten worden gecorrigeerd of volledig worden verwijderd. Tijdens deze periode is het mogelijk om op jouw verzoek de verwerking van je gegevens tijdelijk te beperken. Zo wordt voorkomen dat we fouten maken, doordat Kentalis tijdens deze periode blijft doorwerken met onjuiste persoonsgegevens. Je kunt dit opvragen via academie@kentalis.nl.

Verder heb je het recht om je gegevens -zoals deze met jouw toestemming of conform overeenkomst- in onze administratie zijn opgenomen- op te vragen en over te dragen aan een andere instelling die jouw persoonsgegevens gaat verwerken. Hierbij gaat het om je persoonsgegevens die digitaal door ons zijn verwerkt.

Bezwaar

Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen de verdere verwerking van je persoonsgegevens. Kentalis stopt dan direct met de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit bezwaar kan je mailen naar academie@kentalis.nl.

Klachten

Heb je een klacht over hoe Kentalis om gaat met jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via privacy@kentalis.nl.

De Functionaris Gegevensbescherming van Kentalis neemt jouw klacht zo spoedig mogelijk in behandeling. Als je niet tevreden bent met de afhandeling van jouw klacht door Kentalis en de klachtencommissie dan kun je hierover contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen en contact over hoe Kentalis om gaat met jouw privacy?

Heb je vragen over de manier waarop wij omgaan met jouw privacy? Neem dan contact met ons op via:

Koninklijke Kentalis Functionaris Gegevensbescherming Postbus 7 5270 BA Sint-Michielsgestel E-mail: privacy@kentalis.nl